Como agencia comunicación Madrid tenemos muy presente la importancia de organizar una buena rueda de prensa. La información que se quiera transmitir es muy importante ya que permitirá atraer la atención de los periodistas, medios de comunicación y personas interesadas en el tema que se trate.
En estos tiempos en los que se han puesto de moda las ruedas de prensa sin preguntas, conviene recordar cuál es el sentido de esta herramienta de comunicación y qué pasos hay que dar para que el resultado final sea el que se desea: que la organización, marca, producto o evento tenga un amplio reflejo en los medios de comunicación y con un tratamiento favorable. No hay mejor aliado para la causa que un periodista que vuelve contento de una rueda de prensa en la que se lo han puesto todo muy fácil.
Por un lado, se debe tener muy claro la información que se quiere transmitir. Parece una obviedad, pero la rueda de prensa es una herramienta de comunicación muy potente que se debe usar cuando realmente hay algo importante que anunciar o mostrar. Los periodistas son profesionales cuyo tiempo es muy valioso. Si se les convoca para contar algo que se podría resolver mediante una nota de prensa, es probable que no acudan la próxima vez.
De la misma manera, antes de fijar el día, se tiene que comprobar que no se celebre otro evento que pueda eclipsar la convocatoria que realizaremos. El día anterior por la mañana se debe enviar una convocatoria por correo electrónico a los periodistas encargados de las secciones que cubren habitualmente la información que se vaya a ofrecer.
Por otro lado, debe quedar muy claro en la convocatoria el lugar y la hora. No es mala idea adjuntar un plano de ubicación. En cuanto a la organización de la sala, se debe tener en cuenta las necesidades de cada medio, de tal forma que se habilite espacios para cámaras de televisión, fotógrafos, radios y redactores para que puedan hacer su trabajo con comodidad sin interferirse unos con otros.
Y finalmente, se debe hacer un seguimiento de todo lo que se publica o emite para elaborar un dossier y valorar el impacto en los medios de comunicación. Solo se le pedirá al periodista en casos extremos y como excepción que nos envíe una copia de lo publicado. Por lo tanto, no conviene estropear la buena impresión que se ha causado.
Y hasta aquí el blog de hoy en v3rtice, como agencia de comunicación de Madrid, esperamos que hayáis podido observar las diferentes maneras de organizar una rueda de prensa y los pasos que os hemos expuesto a partir de nuestras experiencias organizándolas.
