Como gabinete de prensa en Barcelona, sabemos que una rueda de prensa es una herramienta clave para dar a conocer una empresa. En ellas, las compañías pueden informar sobre sus novedades o ideas e incluso resolver dudas. Por ello, las organizaciones empresariales tienen que saber cómo aprovechar este tipo de convocatorias con la prensa.
La premisa básica para que una empresa aparezca en los medios tras una rueda de prensa es que las informaciones que ofrezcan sean suficientemente relevantes y de interés público. Una rueda de prensa que carezca de interés puede ser contraproducente para la empresa pues los medios pueden rechazar la cobertura de futuras convocatorias al considerarlas una pérdida de tiempo.
Otro aspecto importante es convocar la rueda de prensa a un horario adecuado para los periodistas. El horario ideal es sobre las 10 o 11 de la mañana puesto que muchos profesionales de la información cubren temas a esas horas y dedican las tardes a redactarlos. Si se convocan ruedas en horarios poco convencionales lo más probable es que no acuda casi nadie. Además, el lugar tiene que ser más bien próximo a las redacciones.
Por otro lado, la conferencia debe ser amena y comprensible, evitando usar excesivos tecnicismos o palabras crípticas. Si se utilizan palabras técnicas, entonces el locutor deberá explicarlas y aportar una información de contexto para ampliar la información facilitada.
Es vital seleccionar al portavoz más adecuado que se haya formado previamente y preparado las posibles preguntas de los periodistas. Además, debe dar un discurso fluido y natural sabiendo argumentar en cada momento sus ideas. Es aconsejable que sólo haya un único portavoz que represente a la empresa y se encargue de seducir al público.
Siempre es mejor si se acompaña el discurso con elementos visuales como Power Points, fotografías o vídeos corporativos. Dichos elementos, ayudan a hacer la presentación más amena y dinámica y aportan un valor añadido a la información que se ofrece. Además, proveer a los periodistas de material antes de la rueda de prensa, hace que estos puedan seguirla con más facilidad.
Al finalizar la convocatoria, es importante establecer contacto con los periodistas y medios. Al acudir personalmente es mucho más fácil entablar conversación y mantener una buena relación para futuros encuentros. Todo lo contrario que una nota de prensa, que es mucho más impersonal.
De esta manera, las ruedas de prensa si se organizan de forma efectiva pueden generar prestigio para la empresa. Sin embargo, abusar de ellas, puede cansar a los medios y que estos acaben por perder el interés en la compañía.