Como agencia de comunicación especializada en planificación de medios de Barcelona, sabemos que las ruedas de prensa son muy útiles a la hora de promocionar un producto o servicio de una empresa y también para generar una imagen positiva de esta a largo plazo. Además, la rueda de prensa facilita el contacto directo de la entidad con los medios de comunicación, una relación imprescindible en el panorama corporativo.

Sin embargo, para que una convocatoria de prensa genere los resultados esperados, es importante seguir una serie de pautas y consejos. Por eso, en el post del blog de hoy de V3rtice daremos algunas recomendaciones sobre aspectos formales de una  rueda de prensa, como la duración que debe tener.

Para empezar, hay que evitar abusar de las convocatorias de prensa. Deben servir para comunicar noticias relevantes sobre la empresa, que provoquen más interés en los medios que no las propias notas de prensa. Además, cuando se convoca una rueda de prensa es importante asegurarse que no coincide con otras convocatorias, ya que habría servido de nada si no apareciese ningún periodista.

En este sentido, si el asunto es bastante trascendental habría que prepararla con bastante antelación y avisar a los medios unas dos semanas o un mes antes de lo normal. De esta manera, podrán planificarse mejor. Después también es importante convocarlas a media mañana, ya que es el horario en que todos los periodistas están en las redacciones, así como entregarles material que les sirva como contexto, como un dosier informativo o una nota de prensa.

En cuanto a la duración, es recomendable tener bien ensayado lo que se debe decir y prever que tipo de preguntas puede hacer el público asistente. Así, si hay preguntas conflictivas ya se sabrá que responder y se evitará los nervios. La duración debe ser moderada, no debe sobrepasar la media hora en total. Si hay varios ponientes para saber cuánto tiempo tienen para hablar hay que dividir el tiempo total por el número de ponientes. Aunque si hay un conferenciante principal es conveniente dejarle más tiempo.
Las intervenciones deben ser equilibradas, de manera que no sobrepase los 8 o 10 minutos cada persona. Por eso, es recomendable tener a alguien que controle el tiempo y vaya avisando a cada poniente si se alarga demasiado. En caso que los periodistas  dispongan de más tiempo, no dudaran en hacer preguntas en su respectivo turno. También puede ser útil hacer algún coctel o comida al finalizar la jornada para relajar el ambiente.
En resumen, los aspectos logísticos y formales de las ruedas de prensa son determinantes para que se obtengan o no los resultados previstos. Sin embargo, también son importantes el contenido de la convocatoria, el tono de los conferenciantes e incluso el lenguaje verbal y no verbal.