Como agencia de publicidad especializada en la organización de eventos de Barcelona, hemos planificado eventos para diferentes empresas como Synergie o el Museu Blau. En este sentido, sabemos que los eventos son una de las mejores estrategias para que una empresa se promocione y tenga éxito.
Hoy en V3rtice hablaremos sobre cómo hacer que un evento sea exitoso y daremos algunos consejos fundamentales que debéis seguir. Para empezar, como toda estrategia comunicativa, es importante tener claro cuáles son los objetivos de la campaña. Hay que hacer una reunión previa con el cliente para que exprese que quiere conseguir con el evento, que presupuesto tiene y a qué público se quiere dirigir. De esta manera, podremos planificar mejor las acciones que vamos a realizar de acorde a los valores de la empresa.
El siguiente paso será hacer un briefing o resumen de la temática del evento. Antes de redactarlo se deberá estudiar el mercado y la competencia para determinar el contenido del evento.  En este documento debe quedar muy claro toda la información del evento cómo el lugar, la fecha, el precio y las principales acciones que se desarrollaran. Así, servirá para presentárselo a los inversores o patrocinadores que financien el evento y para que el equipo de trabajo empiece a planificarse.
Por otro lado, habrá que alquilar una sala y seguir con todos los elementos logísticos, cómo la contratación de un equipo de seguridad, un catering, el personal de limpieza, la decoración o los servicios de un equipo de grabación. Todas estas acciones deberán realizarse teniendo en cuenta el presupuesto que se indica en el briefing y la temática del evento. Además, cada una de estas tareas debe estar recogida dentro de un timing para así tener previstos todos los detalles sin que haya sorpresas.
El último paso antes del evento será la promoción y la invitación. Lo mejor es enviar las invitaciones vía email ya que es más rápido y económico, pero para asegurarse que la han recibido es necesario hacer algunas llamadas. En cuanto a la difusión del evento, la prensa es el mejor aliado. En este sentido, hay que invitar a medios de comunicación, según la temática o sección que se adapte más, para que hagan difusión del evento. Otro canal de difusión pueden ser los blogs y también las redes sociales.
En definitiva, una buena organización de un evento puede llevar al éxito a una empresa. Sin embargo, es muy importante que el mismo día del evento haya algún equipo especializado controlando que todas las variables salgan bien y a posteriori, que haya una difusión del evento por parte de los medios de comunicación para que llegue al público potencial.