Claves para organizar un evento

Actualmente la comunicación digital se ha convertido en imprescindible para la vida de las marcas y con una buena estrategia digital podemos diferenciarnos de nuestra competencia. Pero el uso de medios de comunicación alternativos, como los eventos o actos corporativos, permite a las organizaciones desmarcarse claramente y conectar con sus públicos objetivos de forma diferente.

¿Cómo organizar un evento corporativo?

Establecer objetivos, métricas y definición del público objetivo: 

Antes de empezar a planificar la ejecución se debe determinar cuál es el propósito y razón de la creación del evento. Al determinar los objetivos debemos tener siempre presentes el público objetivo al cual nos dirigimos. 

En primer lugar se deberá determinar si será un evento de comunicación interna o externa. Y seguidamente, se deberá describir el público al cual nos dirigimos analizando los códigos de comunicación y expectativas que tendrán los invitados con el relación al tipo de evento que realicemos. 

Para determinar si se han alcanzado los objetivos planteados debemos establecer métricas de análisis. Aunque tras el evento tendremos una idea general basada en nuestra percepción sobre el éxito del evento, en base a número de invitados y sus reacciones ante el acto, también se definen métricas objetivas como encuestas, recopilación de datos de: participación, realización de la acción deseada para el evento, número de potenciales clientes, etc. 

Determinar el presupuesto: 

Definir el presupuesto por partidas nos ayudará a tener claridad con los recursos disponibles para cada elemento de la planificación y diseño del evento y evitar que se exceda el presupuesto. Cabe destacar que el presupuesto debe mantenerse constantemente actualizado durante el transcurso de toda la planificación. 

Además es recomendable no ajustarse demasiado al presupuesto, sino reservar una parte para imprevistos o el plan B. Dado que hay muchos detalles que pueden hacer variar la estimación del presupuesto.

 

Definir una estrategia de comunicación y difusión: 

En artículos anteriores como el de «Estrategias de relaciones públicas para tu marca» ya hemos comentado la importancia de la estrategia y de definir bien los objetivos. Para que el evento comunique el mensaje a transmitir se definirán no sólo los aspectos logísticos sino también comunicativos que reflejen la identidad de la marca. Normalmente los elementos de identidad corporativa en el evento incluyen: 

• Nombre del evento: Es una de las primeras impresiones que recibe el público. Este refleja la visión del evento y debe ser evocativo para atraer y generar expectativa. 

• Tema: Aunque los eventos no tienen que ser necesariamente temáticos, se puede incluir una estética o temática en caso de que ayude a comunicar mejor el mensaje o aporte valor al eje creativo del acto. Independientemente de que el evento sea temático o no, este aspecto también se deberá tener en cuenta definiendo el asunto o contenido que se quiere tratar en el evento. 

• Identidad visual corporativa: Se debe decidir cómo se incluían elementos como el logotipo, colores corporativos, tipografía de la marca dentro de los aspectos visuales del evento.
  

En relación a la estrategia de difusión hay que determinar a través de qué vías se enviarán las invitaciones o se promocionará el evento para los asistentes. Por otro lado, también se debe especificar si se busca generar notoriedad en los medios de comunicación y qué recursos les ofreceremos para que la información les resulte relevante y noticiable, como por ejemplo: notas de prensa, dossieres de prensa, imágenes, videos del evento, declaraciones del presidente de la compañía, etc. 

Planificación del programa: 

La planificación del programa debe incluir la totalidad del desarrollo del evento. Es decir, se debe crear el plan con un guión horario que describa desde cómo se recibe a los invitados hasta cómo se lleva a cabo el cierre del evento. 

También se deberá escoger a las personas que realizan las ponencias en el evento y en caso de que se quiera invitar a personas fuera de la organización se contactará con ellas para determinar su disponibilidad y tarifas. 

Seleccionar bien la fecha: 

La fecha del evento es un elemento clave para que sea exitoso. Si el evento se lleva a cabo en el mismo día que otro evento más importante o en una fecha que resulta complicada para que los invitados puedan asistir, los resultados del evento serán negativos. 

Del mismo modo, si queremos obtener notoriedad en los medios de comunicación, deberemos tener en consideración a los temas de actualidad para evitar que nuestro evento quede en el olvido por la priorización de asuntos más urgentes.

Escoger el espacio adecuado: 

La selección del espacio dependerá de las necesidades del evento se deben tener presentes aspectos como: escenarios, iluminación y sonido, catering, presencia de medios de comunicación, la movilidad de los asistentes por el espacio, protocolos de seguridad en caso de emergencia, adaptación del espacio para personas con movilidad reducida, entre otros. Es importante hacer un diseño con un plano de cómo se distribuirán los elementos de mobiliario y técnicos para determinar si el espacio es apto o no para la ejecución del evento.

Por otro lado, en caso de que el evento se realice al aire libre se debe establecer un plan B, en caso de problemas meteorológicos adversos. 

Hacer un análisis post evento: 

Tras la realización del evento debemos analizar los resultados, en base a los objetivos y métricas establecidas, para evaluar la efectividad del evento y determinar un plan de mejora para futuros eventos.

Es recomendable crear un historial de eventos para mantener un registro de los actos que hemos realizado. Para en caso de que se quisiera hacer un acto con una periodicidad regular, saber como se llevó a cabo para seguir una misma línea o en caso contrario, no repetir una misma temática o estilo de evento. 

Para realizar un evento muchas organizaciones optan por contratar los servicios de una agencia de eventos, dado que disponen de conocimientos sobre la planificación y gestión de actos corporativos. Además, en los casos en que se busca generar notoriedad en los medios de comunicación las empresas buscan los servicios de las agencias de comunicación y relación públicas para que incrementen la rentabilidad de su evento, al hacer el acto un elemento noticiable a través de sus estrategias y acciones de relación con los medios. 

La importancia de los eventos dentro de la comunicación corporativa: 

Entre los beneficios de invertir en la organización de eventos encontramos: 

• Notoriedad y visibilidad: Un evento nos permite no solo impactar a los asistentes del mismo, sinó que también puede permitirnos generar notoriedad en los medios de comunicación. 

Las agencias de comunicación y prensa nos pueden ayudar a rentabilizar la inversión que supone un evento, al presentar a los medios el evento de la marca con una información noticiable relevante sobre el sector en el que actúe la empresa. 

• Fortalece las relaciones: Tanto si es un evento dirigido a un público interno como externo, un evento permite a los asistentes relacionarse con la marca a través de una actividad que les aporta valor. Además, es una herramienta para relacionarse con personas que forman parte de grupos de interés a las cuales de otra forma no tendría un acceso tan directo. 

• Imagen de marca: Dado el carácter efímero y de acceso limitado que caracterizan los eventos otorgan a la marca valores de prestigio y exclusividad. Además, ofrecen la posibilidad de mostrar a través del acto la personalidad de la marca con un doble nivel de desarrollo, a través de los contenidos que se presenten en el evento pero también apariencia y trato por parte del personal hacia los invitados.