¡Buenos días, queridos lectores del blog de V3rtice! En nuestra entrada de hoy hablaremos de un tema que hemos dejado un poco de lado en los últimos días: la organización de eventos. Como sabéis, V3rtice; agencia de comunicación en Barcelona; está especializada en la organización de todo tipo de actos; sin importar la finalidad o el tamaño de la organización. Como comentaba, hoy trataremos uno de los temas esenciales dentro de este mundo: la elección de espacios.

Ya hemos comentado en muchas ocasiones que uno de los principales puntos de partida para organizar un evento es tener claro cuáles son nuestros objetivos y quiénes son los públicos a los que nos dirigiremos. Evidentemente, esto también tendrá repercusión en la elección del espacio en el que se celebrará. La recomendación general es que, siempre que sea posible, no está de más que el lugar escogido tenga cierto vínculo con la organización.

Es evidente que, en ocasiones, por cuestiones de espacio, de los propios requisitos del evento o de número de asistentes esto no será factible. Por ejemplo, si queremos organizar una cena de despedida a un valioso empleado de la compañía; probablemente no será contemplable la idea de organizarlo en la oficina. Pero, por otro lado, supongamos que queremos organizar unas jornadas para especialistas en nuestro sector y disponemos del espacio suficiente para celebrarlas en nuestro propio espacio. Se pueden organizar otras actividades paralelas, tales como una visita guiada por las instalaciones y, de este modo, aportaremos un valor añadido al evento.

En el caso de haber escogido celebrarlo fuera de las inmediaciones de la empresa, hay una serie de aspectos que debemos tener en cuenta. Por ejemplo, ¿dispone de parking o acceso a través de transporte público?, ¿está muy alejado del centro de la localidad o de nuestras instalaciones? Si, además, serviremos comida o un cóctel, son otros los aspectos a valorar. Por ejemplo, si la propia empresa que alquila el local puede proveer o si contaremos con una empresa de cáterin aparte. También otras cuestiones como menús para celíacos, para vegetarianos, especiales para personas alérgicas a determinados alimentos…

Son cientos los aspectos a tener en cuenta a la hora de organizar un evento, y encontrar el espacio apropiado es solo uno de ellos. Sin embargo, puede marcar la diferencia entre un evento “pasable” y otro que merece ser recordado por su perfecta ejecución y cómo ha sabido llegar a los públicos interesados.

Mediante la organización de eventos podemos querer abarcar todo tipo de objetivos y públicos, tantos como la imaginación de la agencia que lo prepare desee. Sin embargo, un punto que muchas veces encontramos es la presencia de cargos institucionales en estos eventos. Hoy en el blog de V3rtice, agencia de organización de eventos en Barcelona, hablaremos de este tipo de eventos con “carácter especial” y daremos unas pautas sobre cómo se tiene que actuar.

Lo primero que debemos tener claro es que invitar a cargos institucionales a nuestros eventos no es sencillo, ya que requiere de una planificación extra en cuestiones como seguridad, infraestructuras o desarrollo del propio acto. Por otro lado, nos reportará un beneficio muy claro, que es el interés mediático que suscitará. Es evidente que será mayor cuanto más conocida es la figura pública, no es lo mismo que a la inauguración de nuestras nuevas instalaciones acuda el rey que que acuda el alcalde de nuestra localidad. En cualquier caso, tendrá casi garantizado un espacio en los medios.

Como comentábamos antes, hay una serie de aspectos a tener en cuenta. En el caso de figuras de cierta importancia, es muy probable que recibamos la visita de sus jefes de seguridad con antelación; para asegurarse que todo funciona como debería. Además, tendremos que considerar la posibilidad de escoltas, chóferes, etc. También tendremos que reservar un espacio para que el invitado en cuestión dé un pequeño discurso. ¿Cómo de desafortunado sería invitar al presidente de la Comunidad Autónoma o a un ministro y que sea el presidente de nuestra empresa el que comparezca en su lugar? Un error garrafal.

Otras cuestiones que valorar a la hora de realizar una planificación son cómo se tendrán que situar los invitados en una mesa, el orden de parlamentos, si se colocarán banderas y cuál será su orden, si se escucharán himnos… No son pocas las diferencias con respecto de un acto en el que no figuren como invitados cargos institucionales. Además, un aspecto clave es contar con una buena relación y feedback por parte de la oficina de protocolo del cargo en cuestión; para garantizar que el evento se desarrollará según lo previsto. Parece evidente que una empresa no puede dejar al azar todos estos asuntos, por lo que se recomienda contar con una agencia de comunicación con experiencia; como es el caso de V3rtice; agencia de organización de eventos en Barcelona.

Hoy en día, no hay un solo aspecto de nuestra vida cotidiana que no pase de algún modo por internet: la ropa que nos compramos, las amistades con las que estamos en contacto, las opiniones que nos formamos acerca de la actualidad e incluso si encontramos pareja o no. Las empresas son conscientes de ello y por eso no han dejado pasar la oportunidad de reafirmarse en la mente de sus consumidores potenciales a través de las herramientas que proporciona la web.

Las redes sociales han jugado un papel esencial en este sentido, por eso hoy en el blog de V3rtice; agencia de comunicación en Barcelona; trataremos uno de esos aspectos relacionados con internet.

Las organizaciones celebran eventos de todo tipo, y en muchas ocasiones su objetivo es llegar a su público final; en lugar de a los medios o a sus inversores; por ejemplo. No por ello los eventos requieren de menos esfuerzo o de una programación menos detallada. Para ponerse en contacto con ese público de interés, las herramientas que se utilizarán son diferentes que en otros casos. Imaginad al ayuntamiento de Barcelona enviando invitaciones a través de correo postal a todas las casas para decir que celebrará una jornada de puertas abiertas en sus edificios. Parece un gasto innecesario, ¿verdad?

Por ese motivo, las redes sociales se han convertido en una revolución en la comunicación entre organizaciones y sus públicos. Tienen –o deberían tener- una comunidad de seguidores ya creada, por lo que es tan sencillo como crear un evento en Facebook, hacerlo público, promocionarlo en el propio perfil y esperar a obtener reacciones. Es evidente que entre el número de personas que muestren interés en ese momento y el número real de personas que aparezcan finalmente en el evento, las cifras bailarán. Una buena forma de garantizar que no sea un desastre por la diferencia de asistentes es abrir una lista en la que apuntarse o habilitar la posibilidad de la venta online de entradas desde la propia página del evento.

La diferencia entre un buen evento y uno singular es muy fina. Hacerlo bien es posible, pero conseguir diseñar un espacio que despierte emociones, genere reacciones o perdure en el recuerdo, es algo realmente muy difícil. En V3rtice somos experimentados organizadores de eventos y sabemos lo que cuesta destacarse en algo, es por ello, que hoy queremos contaros algunos de nuestros secretos para que tu empresa triunfe.

El espacio es el medio en el que ocurren las cosas. Éstas, más o menos, siempre ocurren del mismo modo y en el mismo lugar. Tendimos a asociar determinadas acciones a determinados espacios. Este es el motivo por el que situamos a nuestros compañeros de trabajo en el entorno de la oficina y por el que no nos imaginamos jugando un partido de baloncesto con ellos ¿Y si cambiáramos esta percepción?

En V3rtice nos encanta organizar eventos para empresas que rompan con la monotonía, que no sean del mismo modo y en el mismo lugar de siempre. Es por ello que tomamos las riendas del proceso desde un primer momento. El diseño del espacio es una de las primeras cosas que se deben tener en cuenta en la organización de un evento. Nuestro equipo gráfico realiza todas las creatividades y diseños necesarios para que aquello que organizamos para tu empresa consiga despertar sensaciones que permitan a tus empleados sentirse parte de algo más elevado que las mesas y sillas en la oficina.

Para cada evento corporativo que producimos, empezamos redactando una guía de estilo que materialice todas nuestras ideas creativas. En ella, recogemos las referencias, bocetos y sugerencias que han surgido para conseguir que tu evento sea el más creativo de todos, pero también el más coherente con los valores y cultura de tu organización. Siguiendo esta línea, buscamos crear algo que sea original y único, pero que lleve tu nombre. Algo que sorprenda a tus públicos (clientes, proveedores, empleados, etc), pero que todo el mundo sepa quien ha sido el promotor.

Más tarde, nuestro equipo de creativos y artesanos inicia la producción del decorado y el escenario. Papeles, telas, molduras, cristales o maderas ruedan por nuestro taller para conseguir una creación única para cada ocasión. Ponemos a tu disposición todos nuestros años en producción creativa, para conseguir que tu evento sea un éxito se ubique en un hotel, en una cocina o en un estadio de fútbol. Realizar las transformaciones necesarias para que éste permanezca en el recuerdo de los asistentes ¿Quieres sorprender? ¿Trabajamos juntos?

V3rtice somos una agencia de comunicación de Barcelona y hoy nos gustaría hablaros de nuestro sector precisamente, el de la publicidad y las relaciones públicas. Las agencias somos empresas que nos dedicamos a prestar servicios y a gestionar asuntos de otros. En el caso de las agencias de comunicación, concretamente, somos los encargados de desarrollar e implementar las campañas de nuestros clientes para que éstos obtengan el máximo éxito. Ofrecer consejos en materia de publicidad, gabinetes de prensa o consultoría digital, por ejemplo.

Una vez el cliente tiene claro que desea hacer, debe elegir a un agente externo que sea capaz de materializar su deseo. Para ello, de entre todo el mercado, tendrá que seleccionar si prefiere grandes prestadores o pequeñas agencias. Hoy queremos contaros por qué contratar a una agencia de tamaño discreto es mejor que firmar con una de las grandes. Menos siempre es mejor, ahí van las ventajas.

La principal ventaja de una agencia pequeña, como V3rtice Comunicación, es que en la mayoría de los casos vas a poder lidiar todos los asuntos directamente con el dueño, o bien, con la persona que te interese en ese momento concreto. En materias de comunicación el tiempo es oro y, muchas veces, se requiere de inmediatez en determinados procesos: gestiones de crisis u modificaciones de soportes, por ejemplo. Así pues, evitar la larga cadena de mando de las grandes empresas o poder acceder directamente al responsable de campaña, permite tener el control absoluto sobre el encargo. Es simple lógica: cuantas menos personas estén involucradas en el proceso, menos errores habrán y, en caso de haberlos, más fáciles serán de detectar y solucionar.

Por otra parte, un agente pequeño siempre ofrecerá precios más competitivos. Una estructura menor, tanto en términos humanos como materiales, permite reducir los costes fijos de funcionamiento de la agencia, pudiendo ofrecer por tanto tarifas mucho más competitivas. Menos intermediarios suponen una reducción de los sobrecargos, al pasar de mano en mano.

Finalmente, al no vivir bajo la sombra del paraguas de una gran marca, las agencias de comunicación pequeñas estamos siempre más abiertas a realizar concesiones y a escuchar a nuestros clientes con mayor atención. No existen las ideas preconcebidas ni recaen sobre nosotros fuertes prioridades corporativas, por lo que cada encargo puede ser tratado sin ninguna limitación ni restricción por estar trabajando con muchos otros clientes a la vez ¿Te has convencido ya?

Son ya muchas las entradas que hemos ocupado en este blog de V3rtice explicando asuntos de temática muy variada y específica. Lo que nunca habíamos abordado hasta ahora es una cuestión aparentemente sencilla pero que no por ello se ha de pasar por alto: ¿Qué es una agencia de publicidad? Muchos de vosotros probablemente no os habéis parado a pensar una definición, simplemente dais por hecho que se sabe. Hoy, en nuestra entrada, intentaremos crear una definición lo más precisa posible de qué es una agencia de publicidad y cuáles son sus servicios y funciones.

Se define agencia de publicidad a aquella empresa de titularidad muy probablemente privada y carácter profesional que se dedica a crear planes de comunicación y publicidad para terceros (organizaciones o personas físicas), ejecutarlos y distribuirlos. Normalmente se componen de más de una persona, con estudios y experiencia en ámbitos diversos como el marketing, el diseño gráfico o las relaciones públicas. Pueden tener carácter internacional, nacional o incluso local y tamaños de plantilla muy diversos.

Por lo general, se dividen en diferentes departamentos; cada uno de ellos especializado en una de las fases del plan de comunicación a desarrollar. Así, tenemos el departamento creativo, que se encarga de pensar la campaña poniendo en valor detalles como la originalidad y el conocimiento del público objetivo y sus necesidades. El departamento de cuentas se encarga de mantener un contacto directo con los clientes existentes y promocionar a la agencia entre aquellos potenciales. Su tarea es más propia de las relaciones públicas que de la publicidad, ya que debe saber contentar a sus públicos y será el responsable último ante ellos.

También tenemos el departamento de medios, cuya tarea esencial es la compra de espacios y tiempos en los diferentes medios en los que el anunciante está interesado. Estos son las secciones básicas dentro de una agencia, aunque en muchas ocasiones y dependiendo del tamaño se pueden añadir otros como el departamento de nuevos medios, que se encarga de todo aquello relacionado con internet; o el departamento de relaciones públicas, que se puede externalizar a través de otra agencia especializada.

Las tareas dentro de una agencia de publicidad son tantas como el anunciante requiera de ellos y va desde la organización de promociones o eventos a la creación de spots, gráficas, cuñas, branded content… También debe de realizar tareas de relación con medios y líderes de opinión, tanto para la producción de contenido pagado como para mantener una buena reputación en la marca.